【開発ストーリー】取締役の感じた”面倒”が、特許取得の日程調整ツール「調整アポ」を生むまで

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」を提供する株式会社RECEPTIONISTは、2019年1月に日程調整ツール「調整アポ」をリリースしました。来客応対を快適にするために受付システムを提供してきた当社が、なぜ日程調整ツールの開発に踏み切ったのか、また、どのように進化し、どんな世界を目指していくのかを取締役COO兼プロダクトマネージャー真弓へのインタビュー形式で紐解きます。

“下記日時で１時間ほどお時間いただけますか？”をなくす「調整アポ」

「調整アポ」は、打ち合わせの日程調整を行う際にメール等で行う日時のやりとりを効率化するツールです。 OutlookカレンダーやGoogleカレンダーと連携し、WEB画面上から簡単に日時候補を選択してURLとして送ることで、双方の手間を大幅に軽減することができます。確定日時はカレンダーに自動反映され、会議室予約やWeb会議のURL発行を同時に行うことが可能です。

COO真弓に聞く「調整アポ」開発ストーリー

受付システムに日程調整ツールを機能追加した理由

ー日程調整ツール「調整アポ」を開発したきっかけはなんですか？ 真弓：僕はこれまで「営業」としてのキャリアが無く、この会社で初めて営業活動をすることになったのですが、営業先との日程調整がこんなにも煩雑で面倒ということに初めて気づきました。そして、ようやく日時が決まって伺った営業先の企業の受付には、内線電話が置いてある。これは日程調整と受付システムをつなげた方が便利になるな、と思ったのがきっかけです。 ーRECEPTIONISTリリース当初より開発の予定はあったんでしょうか？ 真弓：全くないです。（笑） RECEPTIONISTを売り歩くようになって初めて営業マンの苦労を知ったことで、もっと効率的に営業ができたら便利なのにな、と感じてから開発を検討するに至りました。

リリースするもユーザーから指摘。新仕様に変更

ー2019年のリリース後、ユーザー企業からの反応はいかがでしょうか？ 真弓：最初は日時候補を複数選択する際に、候補日ごとに１つの会議室を仮押さえしてしまう仕様だったので、日時候補を作れば作るほど会議室の予定が埋まってしまいました。その状態で利用していたユーザー企業の担当者から「日時が確定するまで仮予定が削除されないため、会議室が使えなくなるから利用できない」と言われてしまいました。日程調整相手に調整用URLを送ってから日時の確定まではそんなに時間がかからないはずなので問題ないと思っていたのですが、相手によっては日時確定までに時間がかかる場合がありこういうシーンが発生してしまうので、仕様を修正することにしました。

RECEPTIONISTにしかない強みを獲得

ーどのように仕様を修正したのでしょうか？ 真弓：課題は、「会議室を仮押さえ」してしまうと他の方が予約できなくなってしまうこと。一方で、仮押さえしないと、別の予定が先に入ってしまって、日程調整は完了して日時は確定したけど会議室が取れなかった、ということになってしまう。それを解決するために、担当者が日時候補を選択する時点で、候補となる会議室を複数選択できるようにしました。その際に、それら会議室は仮押さえしない（予約を入れない）状態のままにしました。そして日程調整相手がURLを開いて日時を選ぶ画面を表示する際に、予め選択した候補日時のうち・自分の予定が空いていること・候補として選択した会議室が１つ以上空いていることこの条件を満たしている候補日時だけを表示するようにしました。そして、お客様が日時を選択したら、候補会議室のうちの１つを自動で選択して予約する仕様にしました。この、アナログでも複雑だった部分を解決できる仕様が認められ、2020年2月に特許を取得しています。受付システムRECEPTIONIST「調整アポ」機能が特許を取得 ー日程調整を行うツールは数多くありますが、「調整アポ」の強みはなんでしょうか？ 真弓：特許を得た機能によって、来客の日程調整から会議室予約や管理、そして来客受付までの業務をワンストップで効率化することが可能となりました。 日程調整の先にある、受付までを効率化できるのはRECEPTIONISTだけです。

2020年、大きく変わった働き方に応じたアップデート

RECEPTIONISTの機能であった「調整アポ」が、自社への来訪者だけでなく往訪、WEB会議の日程調整、プライベートでも使える日程調整ツールになりました。あらゆる場面で使える日程調整ツールにバージョンアップ - RECEPTIONIST「調整アポ」さらにMicrosoft 365・Google Workspaceとの連携を強化し、2020年に大きく変わった働き方に対しても、より効率的に使えるようにアップデートしています。 ー「調整アポ」を来客以外でも使えるようにした背景があれば教えてください。 真弓：RECEPTIONISTを導入して「調整アポ」を利用している企業様から、 ”来客の日程調整だけではなく、営業（往訪）の日程調整もしたい” と要望があったのがきっかけです。それまでは将来的にやろうとは思っていましたが、想定していたよりも早く要望が出てきたので、すぐに取り掛かりました。ーオンライン化が進むなかで、Web会議を効率化する機能もリリースされました。事前に決めた開発スケジュールもある中で、機能の優先付けや判断はどうしていますか？日程調整ツール「調整アポ」、Microsoft Teamsと連携を強化～日程調整と同時にTeamsのWEB会議用URLを発行～真弓：趣味でサービス作りをしているわけではなく、ビジネスとして取り組んでいるので、どの機能が一番世の中の多くの人に使ってみたいと思ってもらえるか、を考慮して優先順位付けしています。ただそれだけだとプロダクトに「想い」が乗らず魅力的なサービスにはならないと思っているので、UIデザインや文言など、こだわるところはこだわるようにしています。

今後の「調整アポ」の展開

ーこれからの日程調整（調整アポ）はどう変化していきますか？ 真弓：自分の空き時間から候補を手動で選択し、日程調整相手に提案する「候補提案型」というのがこれまでの機能だったのですが、これに加えて、自分の空き時間を自動で抽出し、日程調整相手が選ぶスタイルの「予約受付型」というものを準備中です。誰かと打ち合わせしたい、日程調整したいと思った際に、PCでもスマホでも、簡単に予約受付ができるURLを発行して、先方に送れるようにしていきたいと思ってます。また、日程調整をする際には、営業する側とされる側のように、立場の上下関係が発生するケースが多くあります。そういったケースでも、立場が下となる方から日程調整用URLを送って「こちらからお選びください」というのが失礼にあたらず、これが当然となるような世界にしていきたいと思っています。早く世の中から「日程調整のために日時をメールに手打ちする人」がいなくなるように、がんばっていきたいと思います。 ーありがとうございました！