感染予防対策ガイドラインが2020年12月1日に改訂。RECEPTIONISTだからできるコト

こんにちは！広報のふじこです。 2020年12月1日に経団連による「オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」が改訂されたのはご存知ですか？以前は、オンライン会議やリモートワークが推奨され、「人との接触を8割減らす」ための取り組みが記載されていました。今回の改訂では、感染症対策を行うと同時に、経済活動を両立させていくために企業が取り組んでいくべきこと、という内容に変化しています。今回のブログでは、改訂された部分を紐解きながら、RECEPTIONISTでお手伝いできることを紹介していきます！

テレワークからオフィス出社へ

「首都圏オフィスワーカー調査2020」によると、オフィスへの出社状況は・「完全テレワーク」は6.4％・「完全出社」が37.3％・「両方を使い分けている」が56.3％となっており、ほとんどの人がオフィスに出社していることが発表されています。

出典：首都圏オフィスワーカー調査 2020 https://soken.xymax.co.jp/2020/11/24/2011-worker_survey_2020/

さらに、オフィスの感染症対策について、「自身の在籍するオフィスがレイアウトや運用の面で安心・安全に利用できるか」について、過半数が安心・安全であると感じていた一方、「そう思わない」「あまりそう思わない」が4割にのぼりました。

「社員間の距離やパーテーション等の対策がない」「コロナ前とオフィス状況に変化がない」など、 出社をしながらも会社の感染症対策に不安を抱いている人が多いということがわかっています。

2020年12月、ガイドライン改訂で注目すべきポイント

そのなかで、コロナウイルスへの効果的な対策が明らかになってきたことから、感染防止策を講じつつ、円滑な事業活動が行えるよう、ガイドラインの改訂がされました。下記にて一部を抜粋します。

▼出張について「不急の場合は見合わせる」と慎重な対応を求めていましたが、「感染状況や出張先の感染防止対策に注意する」と緩和しました。 ▼勤務について・オフィス内の湿度については、（中略）40％～70％になるよう努める。・窓が開く場合1時間に２回以上、窓を開け換気する（寒冷期はこまめに）

本格的な冬到来の中で、湿度と換気の管理について細かく記載がされています。注目したいのは、オフィスの立ち入りについてです。

（4月）取引先等を含む外部関係者の立ち入りについては、必要性を含め検討し、立ち入りを認める場合には、当該者に対して、従業員に準じた感染防止対策を求める。
（12月）取引先等を含む外部関係者の立ち入りについては、必要な範囲にとどめ、当該者に対して、従業員に準じた感染防止対策を求め、立ち入り者を記録する。

もともと自分が面会相手や時間、経路、訪問場所などを記録に残すことは記載されていましたが、来訪者を受け入れる企業側も記録を残すことが求められることとなりました。第三波と言われている中、企業は自社への出入りを管理することが新たに急がれているんです。

来客履歴をすぐに確認できる環境が重要に

オフィスで来訪者と担当者が会うまでには、必ず受付を通ります。有人、無人どちらの受付でも、内線電話での取次・手書きの受付表の文化がまだまだ深く根付いています。さらに、企業によっては ・検温した体温を紙に記入 ・渡航履歴や咳の有無など、規定の健康チェック項目を満たしているか などを新たに行うことになり、通常以上に確認に手間がかかっていませんか？内線電話や紙の管理では記録が残らず、社内に出入りした人をすぐに確認することができません。万が一、自社の社員や関係者に感染者が出た場合は、対象者の行動履歴、症状が出始めた日前後の行動について会社が把握したうえで適切な対応を取る必要があります。

ガイドラインに適応し、安全性も高まるRECEPTIONIST

ここで「RECEPTIONIST」の出番です！

RECEPTIONISTを使って受付をすることによって来客情報である・来訪日時・来客者の社名・お名前・社内担当者・使用した会議室がWEB上の管理画面に自動で保存されます。さらに、新しい機能では、企業ごとの健康チェックシートへの同意や体温など、別で記録していた来訪者の健康状態も同時に管理できます。 RECEPTIONISTは受付に置かれたiPadを操作し、チャットやアプリを通じて担当者へ直接来客を取り次ぎます。物理的な接触を防ぐことはもちろん、このような効果があります。・受付を無人化し、内線電話や受付担当の取次による接触リスクを低減 ・固定電話を廃止し、十分に距離を取ったオフィス環境へ・各社のガイドラインに応じた来客者情報を詳細に記録・可視化 ・日程調整機能（調整アポ）で来訪者を事前登録し、正確な来訪者情報を管理 ・関係者に感染者が出た場合に、来客履歴から接触者をすぐに特定 RECEPTIONISTが、効率的かつ、安心で安全なオフィス作りのお手伝いができます。会議や打ち合わせのオンライン化はどんどん進んでいますが、出社が増えていく中で来客を完全にゼロにすることはできません。お客様と最初に会う場所が「受付」。その場所に感染症対策を講じることは、社内外の安心感の提供にもつながります。気になる方はぜひRECEPTIONISTをご覧ください！