「調整アポ」広報が使ってみたらメリットしかなかった件

こんにちは！広報のふじこです！先日より、日程調整ツール「調整アポ」の導入インタビューを続々と公開しております。マーケティング・採用・営業と様々な部署でお使いいただき、効果を実感いただいており非常に嬉しく思っております！テレワークがWEB会議が主流になる中で、広報である私も、今まで以上に取材や外部とのやりとりが多様化し難しいなと感じることがあります。オフィスに出社していれば、「○○のインタビュー、この日でも大丈夫そうですか？」「＊日のこの予定、直前まで取材が入っても平気ですか？」と口頭で聞いて済むものが、スケジュールを凝視しながら各所とテキストでやりとりすることもしばしば。さらに、社内外かつ複数人の日程調整は絶対失敗できない という責任もあります。（これはもちろん広報に限らずですが…）日程調整を効率化することで、広報の働き方がどう変わるのかを実例と共に紹介します！参考にしてくだされば嬉しいです！

広報の課題で解決されたこと

取材日時ミスがなくなる

以前、ユーザーの方に取材にお伺いする時に起きた事件です。お伺いする途中に連絡した際、 「あれ、明日ですよね？」と言われ日時を間違えていたことが発覚…。なんとか翌日の予定を調整でき、当初の日時に取材を行うことができたのですが、一緒に行くはずだった社員は予定が合いませんでした。最悪の事態である「取材をリスケしていただく」ことは免れましたが、相当ヒヤっとした出来事でした。このミスが起きた原因は、「前日にリマインドができていたら…」「スケジュールに入れるときに間違えていなかったら…」「メールとカレンダーを並べてダブルチェックしていたら…」という些細なことです。調整アポを活用することでその心配はなくなりました。調整アポを使って日程調整すると、確定した日時はカレンダーに自動で反映されます。これで日程入力間違いの可能性はゼロに。　

ダブルブッキングがなくなる

日程調整でたびたび起こるのが、日程調整をしている間にどんどん社員の予定が埋まっていってしまうこと。当初は空いていたのに、いざ取材日が決めるとすでに別の予定が… なんてこともあるのではないでしょうか？とはいえ、確実に確保することを優先して「取材入りそうなので、確定するまではこの日とこの日を丸1日空けておいてください！」とも言いにくい…。社長や役員ならなおさらですよね。調整アポは、カレンダーと自動連携するため、すでに予定がある時間は新たに予約できないようになっています。これでダブルブッキングの心配はありません。

社内外のリマインドが不要になる

取材前には、記者やメディアの方に「明日（本日）はお気をつけてお越しください。当日の入館方法は…」とご案内したり、社内にも「明日の取材ご協力よろしくお願いします！」と改めて連絡しますよね。 調整アポからは、自動でリマインドメールが送付されます。（RECEPTIONISTを使っている場合は受付コードや受付QRコードも送ってくれます。）

取材出席者の社員や社長にも送られることで、多忙な中でも「あ、今日取材か！」と気づいてもらえるところが広報として感じるメリットです。

実際に、「今日こういう服装で行こうと思ってます！」など社員側から連絡をくれるように。ちょっとしたことですが、多忙な広報の方にはありがたい機能といえます。

（もちろん、リマインドメールに頼らないことも重要ですけどね、、、！）

広報ならでは？「調整アポ」の使いかた

ではここからは、実際に私が使っている「調整アポ」活用をご紹介します！調整アポには、参加者の空き時間を自動で抽出し、空き時間から選択いただく”予約受付型”と、こちらで指定した複数の候補日時から選択いただく”候補提案型” の2種類があります。広報としておすすめなのはこの2つを上手に使い分けることです。

記者やメディアの方にスピーディーに対応!「予約受付型」

※実際のやりとりを元にイメージ再現しております。

いつが良いですか？というやりとりが減り、すぐに日時を提案できるのが”予約受付型”の良いところ。代表インタビューのURLには、代表と広報が参加する設定になっている予約URLを送付しています。ポイントは・「30分程度」と伝えているが、取材が延長しても良いように60分用の予約URLにする・スピーディーに対応するため、翌日から1週間後までの近い日時を選べる設定にすることです。それぞれの設定は管理画面でカンタンに行えます。

準備の時間を設けられる「候補提案型」

記者の方が来訪される取材の場合は、こちらで候補を提示する”候補提案型”が便利です。

候補提案型を使う理由は、・使用する会議室や撮影予定場所のチェックや清掃を行いたい・取材対象者（代表や社員）の前の予定が多少延長しても対応したいことを踏まえ、前後の時間に余裕を持たせることと、テレワークを推奨している中で、社員の出社予定等を事前に確認するという理由から、スピードよりも確実さを重視しているためです。候補提案中は仮予定としてスケジュールに反映されます。日時を確定すると同時に会議室も確保されるため、「取材日が決まったけど、会議室が空いてない…！」という問題もクリアになります。

取材以外のシーンでも使えます

取材対応以外にも、他社の広報の方との「広報同士でランチ会しましょう！」「＊＊について教えてください！」という時にも予約URLを使っています。「ぜひぜひ〜！このURLから選んでください！」というフットワークの軽さを存分に発揮しています。（笑）また、たまにいただくのが「弊社で使いたいので、営業の方とお繋ぎいただけますか？」と連絡をいただく嬉しいケース。この時はセールスメンバー用の予約URLを送り、商談へもスムーズにアシストできます。

まとめ：広報こそ、日程調整はスマートにするべし

取材に至るまでには、想定質問から回答を準備したり、社員と内容のすり合わせを行ったりなど、日程調整以外の業務もたくさん。 1.社内のスケジュールを確認し日時候補を書き出す 2.仮予定として全員のスケジュールを押さえる 3.記者やメディアの方に日時を提案する 4.確定した日時を社内に共有する 5.仮の予定をカレンダーから削除する 6.（来訪の場合は）会議室を確保する 7.前日までに全員にリマインドを行うという日程調整業務をスムーズにできれば、 他の業務や準備に十分に時間を使うことができますよ！営業や採用で使っていることの多そうな日程調整ツールですが、社内外をつなぐ役割の多い広報の方にも本当に便利なことが伝われば幸いです。ご興味のある方はぜひ、お気軽にお問い合わせください！