部署名検索は不要。担当者名で検索していただく理由

前回の「私たちが「キーボード」にこだわっている理由」に引き続き、開発エピソード第二弾です！
 
今回も
お客様によく聞かれるシリーズ
 
「なんで、部署じゃなくて、担当者名で検索するんですか？」
 
について、
マーケティングの宮越が、開発陣に開発の裏側をインタビューしてきました！
 

部署名検索による難点

 
多くの内線受付電話の横には、
今でも総務部は001番、営業部は002番…
のように部署ごとの内線番号が振られている表が置いてあったりします。
 
しかし、みなさまは
 
訪問相手の部署名まできちんと覚えていますか？
 
これまでの内線電話による受付では、
電話を受ける側が、担当者へ取り次ぎがしやすいように
部署ごとに番号を分けていました。
 

 
しかし、実際の受付現場では、
受付前に来て、内線電話表を見たけど、
 
「部署名わからないから、とりあえず総務(総合受付)に電話するか」
 
みたいな事例、沢山あったんじゃないかなと思います。

その結果、総務は毎時0分と30分前後には受付からの電話の嵐に…。
さらに、この現象によってお客様との信頼関係にヒビが入ることもあるんです。
 

 

詳しくは「会社の受付を内線電話にすると、お客様との信頼関係にヒビが入るという話」を御覧ください。

 
そんな過酷な状況で頑張る総務の姿を見聞きしてきた弊社だからこそ
 
「そもそも部署名検索って不要だよね？」
 
という考えに行き着きました。

RECEPTIONISTで部署名検索を用意していないのは、
 
よく覚えていない部署名で検索していただくよりも
きちんと覚えている担当者の名前で検索ができたほうが
 
お客様にとって圧倒的に使いやすいと思ったからです。

RECEPTIONISTを使えば、
取次がなくなり、総務に不要な電話がかかってこなくなるだけでなく、
 
企業に訪問してくるお客様も
内線電話の前で、担当者の部署名を探すために名刺やメールを見返さなくてよくなります。
 
もう受付前で、後ろの人の冷たい視線に耐えなくても良いんです…！

社員の個人情報を守るために

 
RECEPTIONISTでは、「担当者を名前で検索する」ボタンを押し、担当者の苗字の最初の２文字を入れると担当者の検索結果が表示されます。
 

 
頭文字１文字だけで検索できてしまうと
順番に文字を入力していけば、50回繰り返すことで
飛び込み営業の方やヘッドハンティングを狙っている外部の方に
社員の名前がバレてしまう可能性があります。

しかし一方で、セキュリティを気にし過ぎて
社員名を完全一致検索にしてしまうと
来客されるお客様が受付での文字入力に時間がかかってしまい
ご不便をおかけしてしまいます。

そのため、セキュリティと操作性の観点から
2文字以上での検索を基本としています。
 
また、部署一覧を表示させない分
来客されるお客様の入力の手間が、一つ少なくなるため
よりスムーズに受付できるようになっています。
 

 
受付フローとはいえ、２文字で検索されてしまうと、
 
「やっぱり、社員名の漏洩が不安…。」
 
という場合には、名字やフルネームでの完全一致検索 に変更も可能ですし、来客情報の事前登録による「受付コード」での受付方法もご用意しております。
 
さらに、営業時間外は受付ができないように
受付可能時間の設定をすることが出来ます。
 
こちらの機能を使えば、
夜間などに社員名を検索されることもないので
防犯対策にお使いいただくこともできます。

弊社では、
大事な社員さまの個人情報が不用意に晒されないように
このような機能をご用意し
各社様のセキュリティ要件に合わせて
セキュリティとユーザビリティのバランスを
適切に設定していただけるようになっています。

内線受付の名残

 
そもそも、「担当部署」での検索というのは内線電話による受付の名残です。
 
内線電話の場合、担当者に直接電話させたくても
セキュリティー上、受付に全社員の名前と内線番号を書いておくわけにはいかないですよね。
 
そのため、部署ごとに電話をかけるようになっていました。

しかし、RECEPTIONISTであれば
担当者を直接呼べるため「担当部署」での検索は必須ではないのです。
 
部署名を入力してもしなくても呼び出せるのであれば
出来る限りの無駄を削り、
 
「よりスムーズに受付できるように。」
 
というのが弊社の考えです。
 
 

RECEPTIONISTだから出来ること

 
RECEPTIONISTでは内線電話にできないことがたくさんできます。
 
たとえば、
担当者名で検索ができたり、
受付コードで担当者の呼び出しができたり
 

 
社員の顔写真を表示させたり、
 

 
待受画面を自由にカスタマイズすることもできます。
 
動画を流すことも出来るので、
受付していないときもおしゃれに見えますよね。
 

 
時代とともに、携帯電話はスマホに変わり、
メールはチャットに成り代わりつつあります。

まだ実感の無い方もいるかもしれませんが
ビジネスチャットの導入企業数
(働き方を効率的にするための第一歩「ビジネスチャット」の導入企業数とDAUをまとめてみた)
が、近年ますます増えていることからも
時代がメールからチャットに移り変わっていることがわかりますね。
 

 
 

RECEPTIONISTとブランディング

 
ブランディングの一環として
最先端のイメージを表現していきたい企業様が
受付シーンで内線電話で対応していると
非常にもったいないと思います。
 
なぜなら、社内で最先端のシステムを導入していても
外からはほとんどわかりませんが、受付は来客される誰もが通る場所だからです。
 
受付がiPadで社用携帯がスマホの会社であれば
最新技術を取り入れ、躍進している企業といったイメージ付けができますよね。
そのため、会社のブランディングにも、RECEPTIONISTの導入はおすすめできます。

さよなら平成の内線電話
よろしく令和のRECEPTIONIST

といった具合に、受付にも最先端のシステムを取り入れ、
会社のイメージアップにもぜひお役立てください。

最近は、いろんな素敵なオフィスに置いていただいており、毎日6000件を超えるご来客をRECEPTIONISTがお出迎えさせていただいております。
 
他社様のオフィスにご訪問される際は
RECEPTIONISTが置いてあるかどうか
ぜひチェックしてみてくださいね！
 
 

進化し続ける受付システム

内線電話との最大の違いは、
RECEPTIONISTは日々進化しているということです。
 
2019年9月までの1年間でリリースした機能は11あり、
2019年10月3日現在で、さらに2つの機能の追加リリースが完了しています。
 
過去1年のリリース機能まとめ

内線電話だと、
このように進化することはありません。

スピード感のある開発体制が整ったこともあり
これからも受付を起点とした
コミュニケーションを快適にする機能のリリース予定もたくさん控えています！
 
ぜひお楽しみに！
 
 

今後もRECEPTIONISTは進化を続けながら、
受付を中心とした、オフィスの業務効率化に貢献していきます。

引き続き、RECEPTIONISTをよろしくお願いいたします！