働きかたの変化に適応するRECEPTIONISTが目指す、2021年の「受付」とは

こんにちは！ 広報のふじこです。   受付システム「RECEPTIONIST」は2021年1月11日、4周年を迎えました！   導入企業は3500社を突破し、年間で120万回の受付をRECEPTIONISTが行っています。 多くの企業様からご支持をいただき、ここに改めて深く感謝申し上げます。   2020年は、世の中や人々の働き方が大きく変わった1年であるとともに、RECEPTIONISTもチャレンジを続けた1年でした。   本日はRECEPTIONISTの変化を振り返りながら、「これからのRECEPTIONISTはどうなっていくか」を紹介します！  

「受付＝内線電話」という当たり前を変える

  ちょうど1年前、2020年1月には、RECEPTIONISTのサービス3周年を節目として、特設サイトを公開しました。   累計受付回数は200万回、1日の受付回数は7000回。 2,500社を超える企業でRECEPTIONISTがお客様をお迎えしていることに感謝するとともに、「受付には内線電話」という常識を変え、時代の流れを変えるサービスとしての成長を目指す意志表明をいたしました。   RECEPTIONISTが3周年を迎えました〜広報が見る3周年サイト撮影の裏側〜   さらに、プロダクトを更に成長させていくため、社名とプロダクト名を統一し、ブランド価値向上を図ることを目的として、2020年3月1日に社名変更を実施いたしました。   元受付嬢CEOが再び”受付嬢”へ　〜オフィスを移転しました！〜  

オフィスに生まれた新しい課題

  2020年、テレワークの普及により、一部でオフィス解約・縮小のニュース（オフィス不要論）が見られるようになりました。   しかし、 ・企業のビジョンやミッションを反映させている ・対面でのコミュニケーションによってチームワークやひらめきを創出する ・他部署などとの自然なコミュニケーションを生む ・同じ場所で仕事をすることで会社の一体感を深める   などがあるというように、「仕事をする場」以外でのオフィスが担う重要な機能もあります。 オンライン化を進めながら、オフィスワークを継続している企業も多くいるなかで新たな課題も生まれてきました。   ・テレワークとオフィスワークの併用による社員の負担 テレワークとオフィスワークを併用する企業は、出社する一部の社員（主に総務・バックオフィス）の電話対応・来客対応による業務の負担が増加した。     ・オンライン会議の浸透による手間の増加 打ち合わせの多くがオンラインで実施されるようになったことで商談数が増加。通常の打ち合わせによる日程調整＋WEB会議用URLの発行など、手間が増えた。   ・緊急時に備えて、来客情報の記録が必要に 新しい生活様式や経団連ガイドラインの中で、関係者の感染などの緊急時に備え、社内へ出入りした人を記録することが企業に求められた。 内線電話では記録を残せず、紙の受付票では緊急時に必要な情報がすぐに抽出できない。   そんな課題を解決し、新しい働き方を構築する企業のためにRECEPTIONISTは進化をしていきました。  

新しい働き方に適応する受付システムへ

  RECEPTIONISTでは、来客情報である   ・来訪日時 ・来客者の社名・お名前 ・社内担当者 ・使用した会議室   がWEB上の管理画面に自動で保存されます。   その情報に加えて、 「感染症対策のために来客情報を詳細に記録したい」という要望から、発熱の有無や、企業ごとの健康チェックシートへの同意など、自由に項目を追加できる機能を新リリースしました。   来客情報をより詳しく残せる新機能「カスタムフィールド」   さらに、日程調整機能「調整アポ」は、   ・自社への来訪以外のあらゆる日程調整に使えるアップデート ・Web会議の日程調整と同時に会議URLを自動発行 （Microsoft Teams、Google Meet）   など、今求められている機能やユーザー企業の要望をもとに開発を進めていきました。   そして、2021年1月には、完全非接触の受付を可能にするタッチレス機能もリリースしました！     企業受付を完全非接触化へ「RECEPTIONIST」タッチレス機能をリリース  

RECEPTIONISTのニーズの変化

  今までは受付の効率化がメインだったRECEPTIONISTですが、コロナウイルスを機に新しいニーズが見られるようになりました。   ・来客の減少により、有人受付のコストを見直したい ・余計な接触を減らすため、受付を無人化したい ・感染症対策のため来客履歴を残したい ・固定席や固定電話を廃止するため、内線電話以外の方法で社員を呼び出したい   など、ビジネスチャットやアプリを通じて少ない接触で来客取次を行い、来客データを記録するRECEPTIONISTが、「安全で効率的に働く環境を作る受付の形」として注目されました。   2020年の1年間で1000社に導入され、1年間で120万人の受付を行うサービスとなりました。  

あらゆる「受付」を効率化する

  2020年に社会が大きく変わる中で、RECEPTIONISTも変化を続けた1年だったといえます。   弊社のミッションは 「あらゆる受付に進化をもたらし、働きやすい世の中を創造する。」 です。   「受付」という言葉でイメージされるのは、オフィスの入り口にある受付ではないでしょうか？ ですが、これは物理的な来客対応の、受付のひとつの形にすぎません。   弊社の考える受付とは、「外部とのタッチポイント」にあります。   Web会議のための日程調整、打ち合わせを行う会議室管理など、受付と位置付けているものをこれからも効率化させていきます。   2021年は「受付＝内線電話」という当たり前を変えることにチャレンジを続けていくのはもちろん、外部からのコンタクトを効率化するプロダクトを強化することで、 あらゆる受付を効率化するコミュニケーションサービスとして力強く進化していきます。   今後のRECEPTIONISTにご期待ください！ 2021年、そして5年目のRECEPTIONISTもどうぞよろしくお願いいたします。