WEB会議の日程調整と会議URL発行を、爆速で終わらせる方法

※RECEPTIONIST導入企業の従業員様向けの記事になります。
 
お世話になります、RECEPTIONISTの真弓（@takamym）です。
いつもRECEPTIONISTをご利用いただきありがとうございます！！
 
もしかしたら「利用してる」認識をあまり持たれていないかもしれませんが、来客時にiPadからチャットで通知してるアレです。
 

 
昨今の状況を踏まえると、RECEPTIONISTから呼び出される機会も減ってしまい、ますます存在感を失っているかもしれません。。
 
でも実は、この状況だからこその使い方が用意されているのです。
 

WEB会議も受付するRECEPTIONIST

 
来客が減る一方で、WEB会議が増え続けているところかと思いますが、
そのWEB会議の「日程調整」と「会議URLの発行」を、
RECEPTIONISTを使うと爆速で終わらせることができるのです。
 
しかも、現在お使いのプランのままで。
 
それを実現する日程調整ツール「調整アポ」をご紹介いたします。
これを読めば（所要時間10分）今すぐ利用開始できます。
なぜならあなたは、RECEPTIONISTユーザーだからです！
 

日程調整ツール「調整アポ」とは？

 
調整アポを愛してやまないプランナーが、セールス目線で作った動画になりますが、とてもわかりやすいので参考にどうぞ！
それでは早速、調整アポを使った日程調整の利用フローを説明します。その後、実際に使う説明にはります。どちらもとても簡単ですよ！
 

日程調整ツール「調整アポ」の利用フロー

利用フローは２ステップです。
１．日程調整用URLを発行する
２．URLを先方に送る
以上です。
 

 
「またまた、どうせその１ステップの中に10手順くらい隠れてるやつでしょ！」って思いますよね普通は。
 
でもこれで本当に以上なんです、あなたの作業は。
あとは調整アポが、お使いのカレンダーツール・WEB会議ツールと連携して自動でうまいことやってくれます。
 
2021/04時点で対応してるツールは以下のとおりです。
 
カレンダーツール
・GoogleWorkspace Googleカレンダー
・Microsoft365 Outlookカレンダー

WEB会議ツール
・Google Meet
・Microsoft Teams
・ZOOM
 
もちろんシステムなので、初期設定は必要ですが、
それさえ終わってしまえば、後はこの２ステップを繰り返すだけです。
まさに Step and a Step ですね（NiziUはマユカ推し）
 
 

調整アポを使うための準備

 
ではその初期設定を見てみましょう。
「初期設定」というとめんどくさい感じがしますが、
めんどくさいことの先に明るい未来があるもんですよね。
 
今回、めんどくさいことは以下２つです。
１．RECEPTIONISTにログイン
２．外部ツール（カレンダーやWEB会議ツール）との連携ログイン
また２ステップ！

「調整アポ」の初期設定

RECEPTIONISTにログイン

今回の「調整アポ」の初期設定は、ログインして実施する必要があるため、以下からログインをお願いいたします。
RECEPTIONISTログイン
 
あ、ログインされたことないですよねきっと。。
メールアドレスを使って、こちらからパスワードの再設定ができます。
RECEPTIONISTのパスワード再設定
 
ログインしたら戻ってきてください！
これでめんどくさいことの１つ目はクリアです。
 

外部ツール（カレンダーやWEB会議ツール）との連携ログイン

ログインしていただくとこんな画面になっているかと思います。
 

 
こちらのWEB管理画面では、事前に来客を登録したり、これまでの来客者の履歴が見れたりします！
 
今回は右上のプロフィールアイコン部分のプルダウンメニューから、外部ツールとの連携を実施します。「外部連携」をクリックしてください。
 

 
外部ツールとの連携画面が表示されますので、お使いのツールの「接続」ボタンを押してください。
 

 
各ツールのログイン画面にリダイレクトされますので、ログインして「連携許可」をしてください。
最後にこんな画面になっていれば完了です。
 

例）：Googleカレンダー、ZOOMと連携した場合
 
これでめんどくさいことはクリアです！

「調整アポ」をためそう！

 
これにて初期設定は整いました。
あとは実際の調整アポを使うだけです。
 
まずはこちらへ
調整アポのトップページ
※ログイン画面がまた出たら、RECEPTIONISTのログイン情報でログインしてください。最初だけです。本当です。
これが調整アポのトップページです。是非ブックマークしてください。
 

 
まだ何もないですが、大丈夫です。
右上の「新規予約ページを作成」をクリックしてください。
 
これで「あなたの空いてる時間を予約するURL」が作成されました！
同時に、作成した「予約ページ」の設定画面が表示されます。
 
この「予約ページ」は１回限りの使い捨てではなく、今後何度も使い回せるため、予約ページごとに設定を保存しておくことができます。
 

まずはご自身で一人二役（自分とお客様）を演じて、どのような流れになるか確認してみましょう。設定画面の上部にURLが表示されているので、それをクリックするとURLがコピーされます。（↑の赤枠）
 
本来はこれをお客様にお渡しして予約していただくのですが、まずはご自身で試してみましょう。ブラウザの別タブでそのURLを開いてみてください。
 
これは、 本来はお客様が見る画面です。
 

 
調整アポが「あなたの空いてる時間」を表示しています。
 
緑色で表示されてるスロットが、あなたの空いてる時間です。
お客様があなたの時間を予約するイメージで、どれか１つをクリックしてみましょう。
 

 
お客様にご自身の情報を登録していただく画面が表示されます。
「テスト」など適当に入力して、下の「アポイントメントを確定」ボタンをクリックしてください。メールアドレスはご自身のを入れてみてください。
 
これでアポイントメントの登録が完了しました。
 

↑お客様が予約を完了した画面
 
入力したメールアドレス宛に、予約が完了した旨のメールが届いているかと思います。
さらにこの予定が、カレンダーにちゃんと登録されてるか確認してみましょう。お使いのカレンダーをひらいて、該当の日時をチェックしてみてください。
 
こんな感じで登録されてますでしょうか？
 

 
これで「調整アポ」の一連の流れをなんとなくご理解いただけたかと思います。
このように、お客様にURLを送るだけで、あとはお客様の入力情報を元に、予定が作成される仕組みです。
 
あとは細かい調整をすれば、すぐに実戦投入が可能です。
 
 

「調整アポ」を実戦投入するための最終章

 
では、いよいよ実戦に向けた準備です。
ここでは、最初にお伝えした「WEB会議の日程調整と会議URL発行」を爆速で終わらせるための最終章のポイントをお伝えします。
 
ポイントは以下の４つです。
 
１．予約ページに名前をつけよう
２．WEB会議URLの自動発行をONにしよう
３．（出社してWEB会議するなら）会議室の自動予約をONにしよう
４．営業時間を指定しよう
 
２つにはできませんでした！
 
 

予約ページに名前をつけよう

 
まずはこちらです。
お客様に見える部分なので、わかりやすい名前に変更しましょう。
 

 
先程の「予約ページ」詳細画面の「一般」メニューの一番上で変更できます。
 

 
予約ページの名前は
＜あなたの名前＞のWEB会議予約ページ
等でいいと思います。
変更したら、一番下の「変更を保存」を押して保存しましょう。
 

WEB会議URLの自動発行をONにしよう

 
WEB会議URLは、スイッチをONにするだけでOKです。
「会議」メニューの「会議形態」から「WEB会議」を選択し、
表示されたWEB会議ツールから、使いたいものを選択しましょう。
↓ZOOMの場合こうなります。
 

こちらも変更したら、一番下の「変更を保存」を押して保存しましょう。
 

（出社してWEB会議してるなら）会議室の自動予約をONにしよう

 
出社してWEB会議されてる場合は、会議室が必要ですよね。
（テレワークでWEB会議している場合は、こちらは不要のため飛ばしてください。）
 
会議室の予約は、会議室候補を複数選び、そのうちのどれか空いてる会議室を自動で予約する形になります。（ここは調整アポの特許です！）
 
全ての会議室候補の予定が埋まっている時間枠は、空き日時としてお客様に表示されないため、「予約されたけど会議室が空いてなかった！」なんてことはありません。
 
「会議」メニューの「会議室」のところで選択します。
 

まず「ビルディング」を選択します。「未選択」のリンクをクリックすると選択肢が表示されます。（ こちらは複数拠点ある企業様の場合のみ表示されておりますので、ない場合は飛ばしてください。）
 
続いて「会議室を追加」から、会議室を選択していきます。
最大５つまで候補を選択できます。
 

選択したら、最後に「変更を保存」を押して保存しましょう。
 

営業時間を指定しよう

 
初期状態だと 09:00-18:00 が営業時間になっています。
9時からMTGなんてムリ、って方は、適切な時間に変更しましょう！
 
「営業時間」メニューの「営業時間の設定」の箇所を適切な時間に変更してください。ここで指定した営業時間は、この予約ページにのみ適用されます。
 

こちらも変更したら、一番下の「変更を保存」を押して保存しましょう。
 
これで準備完了です！
左上の「ダッシュボード」をクリックして調整アポのトップ画面に戻りましょう。
 
 

日常的な使い方

これで実戦投入が可能となりました。
日程調整のシーンに遭遇したら、以下のように使いましょう。
 

１．調整アポのトップページを開き、下記の箇所からURLをコピーします。

 

 
調整アポのURLをコピー
URLは、固定URL（何回も使える）とワンタイムURL（一度だけ日程調整できる）が切り替えられます。
 
通常の商談時には「ワンタイムURL」をお使いいただき、メルマガやWEBサイト等で複数の方からの予約を受付する場合は「固定URL」をお使いください。
 

URLは固定とワンタイムと切り替え可能
 
ちなみにURLのコピーは、Chrome拡張機能を使うと、調整アポ画面にログインしなくともURLをコピーできるようになります。ブラウザがChromeの方は、以下を参考に入手してください。
 
ChromeExtentionの使いかた
 

２．メールなりメッセンジャーなりで、お客様に送ってください。

 
以上、２ステップですね。
お客様が日程を確定すると、日時確定のお知らせがメールで届きます。
 
以上、調整アポの使い方でした。
是非今日からお使いください！
 
 

さいごに

今回ご紹介したこの「調整アポ」の「予約ページ」は、あなた個人の日程調整専用になります。複数作って利用できるため、予め下記の用途で複数用意しておくと、さらに便利にお使いいただけるかもしれません。
 
・WEB会議用（会議室も予約）＜今回作った予約ページ
・WEB会議用（会議室は不要）＜テレワークの時はこれ
・来訪用（会議室も予約）　　＜来客用に受付コード発行
・往訪用（会議室もWEB会議も不要）＜客先へ行く場合
 
ここまでが、現状のプランのままでお使いいただける機能になります。
 
つまり、ここから先もご用意があるのです。
ここからはオプションでのご提供になります。
 

オプションで追加される機能

 
社内複数人で、相手が１社の日程調整
・指定した社内メンバー全員が空いてる日時を予約
例）セールスメンバー２名参加する商談の調整
 
社内複数人で、相手が１社の日程調整
・指定した社内メンバーのうち誰か一人の日時を予約
例）面接官誰か１人が対応する新卒面接の調整
 
代理での日程調整
例）インサイドセールスがフィールドセールスの日程調整）
 
日程調整時の予約受付期間を指定
例）１週間前に予約を締め切りたい
 
日程調整完了時に、チャットツールで通知
社内複数人で相手が複数社の日程調整（絶賛開発中）
 
上記のようなご要望がございましたら、こちらから資料請求していただくか、弊社までお問い合わせください。
 
とくに、営業（商談設定の効率化）部門や、人事（面接調整の効率化）部門の方にご好評いただいております。
日程調整に時間を割いてる場合じゃない！って方は是非。
 
それでは引き続き、RECEPTIONISTを宜しくお願いいたします。
 
真弓