WEB会議の日程調整と会議URL発行を、爆速で終わらせる方法

※RECEPTIONIST導入企業の従業員様向けの記事になります。   お世話になります、RECEPTIONISTの真弓（@takamym）です。 いつもRECEPTIONISTをご利用いただきありがとうございます！！   もしかしたら「利用してる」認識をあまり持たれていないかもしれませんが、来客時にiPadからチャットで通知してるアレです。     昨今の状況を踏まえると、RECEPTIONISTから呼び出される機会も減ってしまい、ますます存在感を失っているかもしれません。。   でも実は、この状況だからこその使い方が用意されているのです。  

WEB会議も受付するRECEPTIONIST

  来客が減る一方で、WEB会議が増え続けているところかと思いますが、 そのWEB会議の「日程調整」と「会議URLの発行」を、 RECEPTIONISTを使うと爆速で終わらせることができるのです。   しかも、現在お使いのプランのままで。   それを実現する日程調整ツール「調整アポ」をご紹介いたします。 これを読めば（所要時間10分）今すぐ利用開始できます。 なぜならあなたは、RECEPTIONISTユーザーだからです！  

日程調整ツール「調整アポ」とは？

https://youtu.be/_Pc2O2lXQHc   調整アポを愛してやまないプランナーが、セールス目線で作った動画になりますが、とてもわかりやすいので参考にどうぞ！ それでは早速、調整アポを使った日程調整の利用フローを説明します。その後、実際に使う説明にはります。どちらもとても簡単ですよ！  

日程調整ツール「調整アポ」の利用フロー

利用フローは２ステップです。 １．日程調整用URLを発行する ２．URLを先方に送る 以上です。     「またまた、どうせその１ステップの中に10手順くらい隠れてるやつでしょ！」って思いますよね普通は。   でもこれで本当に以上なんです、あなたの作業は。 あとは調整アポが、お使いのカレンダーツール・WEB会議ツールと連携して自動でうまいことやってくれます。   2021/04時点で対応してるツールは以下のとおりです。   カレンダーツール ・GoogleWorkspace Googleカレンダー ・Microsoft365 Outlookカレンダー WEB会議ツール ・Google Meet ・Microsoft Teams ・ZOOM   もちろんシステムなので、初期設定は必要ですが、 それさえ終わってしまえば、後はこの２ステップを繰り返すだけです。 まさに Step and a Step ですね（NiziUはマユカ推し）    

調整アポを使うための準備

  ではその初期設定を見てみましょう。 「初期設定」というとめんどくさい感じがしますが、 めんどくさいことの先に明るい未来があるもんですよね。   今回、めんどくさいことは以下２つです。 １．RECEPTIONISTにログイン ２．外部ツール（カレンダーやWEB会議ツール）との連携ログイン また２ステップ！  

「調整アポ」の初期設定

RECEPTIONISTにログイン

今回の「調整アポ」の初期設定は、ログインして実施する必要があるため、以下からログインをお願いいたします。 RECEPTIONISTログイン   あ、ログインされたことないですよねきっと。。 メールアドレスを使って、こちらからパスワードの再設定ができます。 RECEPTIONISTのパスワード再設定   ログインしたら戻ってきてください！ これでめんどくさいことの１つ目はクリアです。  

外部ツール（カレンダーやWEB会議ツール）との連携ログイン

ログインしていただくとこんな画面になっているかと思います。     こちらのWEB管理画面では、事前に来客を登録したり、これまでの来客者の履歴が見れたりします！   今回は右上のプロフィールアイコン部分のプルダウンメニューから、外部ツールとの連携を実施します。「外部連携」をクリックしてください。     外部ツールとの連携画面が表示されますので、お使いのツールの「接続」ボタンを押してください。     各ツールのログイン画面にリダイレクトされますので、ログインして「連携許可」をしてください。 最後にこんな画面になっていれば完了です。   例）：Googleカレンダー、ZOOMと連携した場合   これでめんどくさいことはクリアです！    

「調整アポ」をためそう！

  これにて初期設定は整いました。 あとは実際の調整アポを使うだけです。   まずはこちらへ 調整アポのトップページ ※ログイン画面がまた出たら、RECEPTIONISTのログイン情報でログインしてください。最初だけです。本当です。 これが調整アポのトップページです。是非ブックマークしてください。     まだ何もないですが、大丈夫です。 右上の「新規予約ページを作成」をクリックしてください。   これで「あなたの空いてる時間を予約するURL」が作成されました！ 同時に、作成した「予約ページ」の設定画面が表示されます。   この「予約ページ」は１回限りの使い捨てではなく、今後何度も使い回せるため、予約ページごとに設定を保存しておくことができます。   まずはご自身で一人二役（自分とお客様）を演じて、どのような流れになるか確認してみましょう。設定画面の上部にURLが表示されているので、それをクリックするとURLがコピーされます。（↑の赤枠）   本来はこれをお客様にお渡しして予約していただくのですが、まずはご自身で試してみましょう。ブラウザの別タブでそのURLを開いてみてください。   これは、 本来はお客様が見る画面です。     調整アポが「あなたの空いてる時間」を表示しています。   緑色で表示されてるスロットが、あなたの空いてる時間です。 お客様があなたの時間を予約するイメージで、どれか１つをクリックしてみましょう。     お客様にご自身の情報を登録していただく画面が表示されます。 「テスト」など適当に入力して、下の「アポイントメントを確定」ボタンをクリックしてください。メールアドレスはご自身のを入れてみてください。   これでアポイントメントの登録が完了しました。   ↑お客様が予約を完了した画面   入力したメールアドレス宛に、予約が完了した旨のメールが届いているかと思います。 さらにこの予定が、カレンダーにちゃんと登録されてるか確認してみましょう。お使いのカレンダーをひらいて、該当の日時をチェックしてみてください。   こんな感じで登録されてますでしょうか？     これで「調整アポ」の一連の流れをなんとなくご理解いただけたかと思います。 このように、お客様にURLを送るだけで、あとはお客様の入力情報を元に、予定が作成される仕組みです。   あとは細かい調整をすれば、すぐに実戦投入が可能です。    

「調整アポ」を実戦投入するための最終章

  では、いよいよ実戦に向けた準備です。 ここでは、最初にお伝えした「WEB会議の日程調整と会議URL発行」を爆速で終わらせるための最終章のポイントをお伝えします。   ポイントは以下の４つです。   １．予約ページに名前をつけよう ２．WEB会議URLの自動発行をONにしよう ３．（出社してWEB会議するなら）会議室の自動予約をONにしよう ４．営業時間を指定しよう   ２つにはできませんでした！    

予約ページに名前をつけよう

  まずはこちらです。 お客様に見える部分なので、わかりやすい名前に変更しましょう。     先程の「予約ページ」詳細画面の「一般」メニューの一番上で変更できます。     予約ページの名前は ＜あなたの名前＞のWEB会議予約ページ 等でいいと思います。 変更したら、一番下の「変更を保存」を押して保存しましょう。  

WEB会議URLの自動発行をONにしよう

  WEB会議URLは、スイッチをONにするだけでOKです。 「会議」メニューの「会議形態」から「WEB会議」を選択し、 表示されたWEB会議ツールから、使いたいものを選択しましょう。 ↓ZOOMの場合こうなります。   こちらも変更したら、一番下の「変更を保存」を押して保存しましょう。  

（出社してWEB会議してるなら）会議室の自動予約をONにしよう

  出社してWEB会議されてる場合は、会議室が必要ですよね。 （テレワークでWEB会議している場合は、こちらは不要のため飛ばしてください。）   会議室の予約は、会議室候補を複数選び、そのうちのどれか空いてる会議室を自動で予約する形になります。（ここは調整アポの特許です！）   全ての会議室候補の予定が埋まっている時間枠は、空き日時としてお客様に表示されないため、「予約されたけど会議室が空いてなかった！」なんてことはありません。   「会議」メニューの「会議室」のところで選択します。   まず「ビルディング」を選択します。「未選択」のリンクをクリックすると選択肢が表示されます。（ こちらは複数拠点ある企業様の場合のみ表示されておりますので、ない場合は飛ばしてください。）   続いて「会議室を追加」から、会議室を選択していきます。 最大５つまで候補を選択できます。   選択したら、最後に「変更を保存」を押して保存しましょう。  

営業時間を指定しよう

  初期状態だと 09:00-18:00 が営業時間になっています。 9時からMTGなんてムリ、って方は、適切な時間に変更しましょう！   「営業時間」メニューの「営業時間の設定」の箇所を適切な時間に変更してください。ここで指定した営業時間は、この予約ページにのみ適用されます。   こちらも変更したら、一番下の「変更を保存」を押して保存しましょう。   これで準備完了です！ 左上の「ダッシュボード」をクリックして調整アポのトップ画面に戻りましょう。    

日常的な使い方

これで実戦投入が可能となりました。 日程調整のシーンに遭遇したら、以下のように使いましょう。  

１．調整アポのトップページを開き、下記の箇所からURLをコピーします。

    調整アポのURLをコピー URLは、固定URL（何回も使える）とワンタイムURL（一度だけ日程調整できる）が切り替えられます。   通常の商談時には「ワンタイムURL」をお使いいただき、メルマガやWEBサイト等で複数の方からの予約を受付する場合は「固定URL」をお使いください。   URLは固定とワンタイムと切り替え可能   ちなみにURLのコピーは、Chrome拡張機能を使うと、調整アポ画面にログインしなくともURLをコピーできるようになります。ブラウザがChromeの方は、以下を参考に入手してください。   ChromeExtentionの使いかた  

２．メールなりメッセンジャーなりで、お客様に送ってください。

  以上、２ステップですね。 お客様が日程を確定すると、日時確定のお知らせがメールで届きます。   以上、調整アポの使い方でした。 是非今日からお使いください！    

さいごに

今回ご紹介したこの「調整アポ」の「予約ページ」は、あなた個人の日程調整専用になります。複数作って利用できるため、予め下記の用途で複数用意しておくと、さらに便利にお使いいただけるかもしれません。   ・WEB会議用（会議室も予約）＜今回作った予約ページ ・WEB会議用（会議室は不要）＜テレワークの時はこれ ・来訪用（会議室も予約）　　＜来客用に受付コード発行 ・往訪用（会議室もWEB会議も不要）＜客先へ行く場合   ここまでが、現状のプランのままでお使いいただける機能になります。   つまり、ここから先もご用意があるのです。 ここからはオプションでのご提供になります。  

オプションで追加される機能

  社内複数人で、相手が１社の日程調整 ・指定した社内メンバー全員が空いてる日時を予約 例）セールスメンバー２名参加する商談の調整   社内複数人で、相手が１社の日程調整 ・指定した社内メンバーのうち誰か一人の日時を予約 例）面接官誰か１人が対応する新卒面接の調整   代理での日程調整 例）インサイドセールスがフィールドセールスの日程調整）   日程調整時の予約受付期間を指定 例）１週間前に予約を締め切りたい   日程調整完了時に、チャットツールで通知 社内複数人で相手が複数社の日程調整（絶賛開発中）   上記のようなご要望がございましたら、こちらから資料請求していただくか、弊社までお問い合わせください。   とくに、営業（商談設定の効率化）部門や、人事（面接調整の効率化）部門の方にご好評いただいております。 日程調整に時間を割いてる場合じゃない！って方は是非。   それでは引き続き、RECEPTIONISTを宜しくお願いいたします。   真弓