日程調整をカンタンに！「調整アポ」のススメ

 
こんにちは！広報の藤村です。
 
最近は導入事例の取材などでRECEPTIONISTのユーザー様にお会いすることが多いのですが、
 
「 ”調整アポ” 機能、便利なのにあまり知ってもらえていない…！」
 
と感じることがあります。
 
とっても便利なのに、使わないのはもったいない！
 
ということで今回は、RECEPTIONISTの機能、
調整アポを改めてご紹介させていただきます。
 

日程調整で”めんどくさい”こと

 
みなさまは、自分宛の来客はどれくらいの頻度で来るでしょうか？
週1回程度の方もいれば、毎日2〜3客来るという方もいると思います。
 
来客人数や回数にかかわらず、
お客様：「都合の良い時間を2,3ください」
自分　：「＊月＊日＊時〜＊時、＠日の＠〜＠時の間はいかがでしょうか？」
お客様：「それでは＊月＊日＊＊時にお伺いします」
というメールでのやりとり、誰もが行っていますよね。
 
日程の調整にはメールのやりとりだけでなく
 
・自分と同席者のスケジュールを確認する
・会議室の空き時間と照らしあわせて候補日時を設定する
・候補日時の会議室を仮予約する
・メールでお客様に候補を送り、日程を確定させる
・日程が確定したら仮予約の会議室を解除する
 
という作業がくっついてきます。
 
時間が合わない場合は、また同じように確認し候補日を選んで、
会議室の仮予約を行いメールで再度調整します。
 

 
これってちょっと、いや、かなり
 
”めんどくさい”んです。
 
さらに複数のアポイントが重なっていると、かなり大変ではないですか？
 

調整アポでもっとカンタンに

 
RECEPTIONISTの「調整アポ」とは、
 
日程調整の手間をなくし、受付までをカンタンに行うツールです。
 

＜調整アポの使い方＞

 
①担当者がWEB画面上で日時候補を選択する
 
RECEPTIONISTの管理画面の「アポイント作成」から、
・同席者をクリック
・使いたい会議室候補をクリック
・ふたりが空いている日時候補をクリック
発行されたURLをメールで送信します。
 
②お客様がメールのURLから日程を確定させる
 
・URLから確定日時をクリック
・社名・名前を入力
・確定
 

 
③自分には確定日時のメール・お客様には当日の受付コードが届く
 

 
④当日：お客様はカンタンに受付
 
確定の時点で社名や名前を入力してもらっているので、
当日は名前などを入力する必要がありません。
使うのは日程が確定した時に発行された「受付コード」です。
 
こちらで完結です。
 
 

調整アポでやらなくてよくなる4つのこと

 
調整アポを使うことで、通常のメールで日程調整と比べて
”やらなくてよくなること”は全部で4つあります。
 

1.カレンダーとにらめっこして候補日を書き出すこと

 
調整アポはGoogleカレンダー、Office365と同期できるので、
打ち合わせの候補日を出す時は
同席予定者と共通の空いている時間が一目でわかります。
 
数名のスケジュールを照らし合わせる必要がありません。
 

 

2.メールで候補日を打ち込むこと

 
「＊月＊日　＊時〜＊＊時
＠日　　＠〜＠＠時
★日　　★〜★★時
上記の日程でご都合の良い時間はありますでしょうか？」
 
とメールで打ち込むことって、意外と手間がかかります。
 
調整アポでは調整アポ画面で空いているスケジュールを選択するだけなので、これもやらなくていいんです。
 

3.日程調整だけで2往復以上のメールをやりとりすること

 
最初に話にあがった”めんどくさい”ことの一つが日程が決まるまでのメールなのではないでしょうか。
 
お客様：「都合の良い時間を2,3ください」
自分　：「＊月＊日＊時〜＊時、＠日の＠〜＠時の間はいかがでしょうか？」
お客様：「それでは＊月＊日＊＊時にお伺いします」
自分　：「ありがとうございます。
当日は弊社住所〜〜〜〜にお越しください」
 
このやりとりは
 
自分　：調整アポで作成したURLを送付
お客様：日時をクリックして確定
 
するだけに簡略化されます。
 

4.会議室の仮予約や日程確定後に取り消すこと

 
調整アポでは会議室ひとつひとつの仮予約は行いません。
 
日時候補を選択する際に複数の会議室を選択でき、
お客様が日時を選ぶ際には空いている会議室のある日時だけが表示されます。
 
確定となった日時の会議室のみを押さえることになるので、
会議室の空予約や重複予約を防ぐことができるんです。
 
「今××さんがA会議室を使うことになってるけど、使われていないよね？」
と社内で不穏な空気が流れたり、
 
「やばい、仮で押さえた会議室がそのままかもしれない…」
とヒヤヒヤすることもなくなりますね。
 

 
一度使ってみるとカンタンさ、便利さに気づいていただけるはずです。
 
 
弊社でも、面接やお打ち合わせなど来社いただく方には調整アポを使っていただいています。
「この機能、すごく便利なんですね！」
とお声をいただくことも多いです。
 
ぜひお試しください！
 

ビジネスをもっと効率化へ

 
受付を効率化しているRECEPTIONISTですが、
日程調整や会議室管理など、ビジネスで効率化できる面はまだまだあると感じています。
 
企業内での生産性を高める時間を増やすお手伝いができるよう、今後も進化していきますのでお楽しみに！
 
 
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