大きく変化する「働き方」。 今だからこそ私たちがお手伝いできること

 
こんにちは、広報のふじこです。
 
弊社が在宅勤務になり、1ヶ月が経ちました。
 
5月4日に厚生労働省より新たなガイドライン「新しい生活様式」が発表され、今後ウイルスの拡散を防ぎながらどのように生活をしていくのか、社会を挙げた新たな取り組みが動き出しています。
 
企業はこの数ヶ月で出社せずに仕事を行うテレワークが浸透してきました。
 
直近の働き方に対するアンケートでは、「ウイルス収束後もテレワーク中心の働き方をしたい」と考えている人が約４割と言われており、今後、働き方は大きく変化しようとしています。
 

出典：https://headlines.yahoo.co.jp/article?a=20200508-00010000-nkbizgate-bus_all

 
今回のブログでお伝えしたいのは、コロナショックで変わっていく新しい働き方の中で、クラウド受付システムRECEPTIONISTがお手伝いできるコトになります。
 
 

コロナショックでオフィスワークは変わるのか？

 
今回の新型コロナウイルスの影響で、テレワークを取り入れるようになった企業は多いのではないでしょうか？
 
外出の自粛要請を受け、感染予防のためテレワークを緊急導入する企業が増えてきました。
東京テレワーク推進センターへの企業からの問い合わせは2月以降10倍に増えたといい、今後さらなる増加が予想されています。
 

出典：https://xtech.nikkei.com/atcl/nxt/column/18/00001/03840/

出典：https://paperlogic.co.jp/news_20200306/

 
一方で、完全に切り替えることはできない、との不満の声も生まれています。
「来客対応のために誰か出社しないといけない」
「全社員がテレワークできる体制が整っていない」
という新しい課題も明確になってきました。
 

出典：https://paperlogic.co.jp/news_20200306/

 
テレワークという場所にとらわれない働き方が浸透していく中で、今後はそれぞれが働き方を選択できるように変化していくと思われます。
 
企業は、部署による不公平をなくし、急激に変化する働き方にも対応できるオフィス環境を整えることが求められます。
 

受付の内線電話が見直されている理由

 
企業の受付の内線電話には、内線電話が置かれているのが一般的でした。
その際には社内での取次が発生しています。
 

 
内線電話は双方のコミュニケーションができ、伝達手段として便利なツールです。
 
しかし一方で、「履歴が残らない」「特定の人だけ働く場所がオフィスに固定される」「集中力の途絶」という不便さもあります。
 
さらに、手書きで書いてもらう受付票は、紙で保存しているためオフィスにいないと確認できません。
 
今までは、会社に誰か担当者がいて取次をすることが当たり前で、来客記録を見返すこともほとんどなく、一部Pマーク対応のためだけ程度でした。
 
しかし、新型ウイルスとの共存により
 
・「誰と誰がどこでいつ会っているか」を把握すること
・なるべく人を介さず来客対応を行うこと
・オフィスワークとテレワークのバランスによる生産性の向上
 
の必要性が明確になりました。
 
「出社しないと来客情報がわからない」、「テレワーク下では管理できない」という内線電話での来客対応が、企業にとって非効率で、改善するべき課題として明確になってきたのです。
 

RECEPTIONISTがお手伝いできること

 
クラウド受付システム「RECEPTIONIST」は、企業の受付を効率化する”働き方改革に貢献できるツール”として今まで多くの企業に導入いただいてきました。
 
しかし、RECEPTIONISTが提供しているのは効率的な受付業務の改善だけではありません。
 
ここからは、今後変わっていく働き方の中でRECEPTIONISTがお手伝いできることをご紹介します。
 
 

「場所に固定された働き方」をなくす

 
RECEPTIONISTの来客通知は、ビジネスチャットやスマホアプリなどを通じて本人へ直接通知されます。
 
内線電話で行っていたような取次業務がなくなり、担当者とお客様だけのやりとりで完結します。
 
「来客対応のために総務やバックオフィスが出社する」
「○時にお客様が来客するから、この時間は自席にいないといけない」
 
という場所に固定された非効率な働き方を変える事ができます。
 
部署にかかわらず、テレワークや時間差出勤などの勤務を自由に選べるオフィスに近づけられます。
 
 

「誰といつどこで会っているか」を見える化

 
来客情報である
・来訪日時
・来客者の社名・お名前
・社内担当者
・使用した会議室
 
はRECEPTIONISTのWEB上の管理画面に自動で保存されます。
 
来客情報が見える化することで、
・来客数から会議室の稼働率を調査することで必要な会議室数を算出しオフィス構築の参考にする
・個人宛の来客数（商談数）を分析し評価の参考数値にする
・来客数を確認し来客用のお水などの発注精度を上げる
などの活用ができるようになります。
 
また、万が一社員や関係者にウイルス感染者が出た場合は、感染者の行動内容を本人も会社側も整理し、症状が出始めた日以降の行動を全て把握することが必要です。
来客を管理できる状況であれば、下記の対応をすぐに行うことができます。
 
来客者が感染
来社日時の特定がすぐに行えるため、社内の接触者をすぐに特定可能
 
社員が感染
感染者の出社時と被っている正確な来客リストがすぐに抽出できるため、緊急連絡が素早くできる
 
今まで蓄積されるだけだった来客データを活用できる環境を生み出すことができます。
 
 

「日程調整」を一元で管理する

 
会社に来客されるまでには、双方の「日程調整」が必ずといっていいほど必要です。
 
「ご都合の良い日時を2,3ください」というメールのやりとりは、担当者全員のスケジュールと照らし合わせながら何度もメールを往復するなど、工数がかかっている業務です。
 
「調整アポ」機能では、
 
担当者：カレンダーと同期してスケジュールの空いている部分から候補日を設定し、URLを送付orメールの自動送信

お客様：送られてきたURLから希望日を選択する
 
と、双方が簡単な方法で日程調整を行うことができます。
 
また、オンライン商談での日程調整にも活用が可能です。
 
テレワーク下では、対面ではなくメールやビジネスチャットが主なコミュニケーションとなり、普段よりもテキスト上のやりとりが増えます。
さらにアポイントメントのオンライン商談化が増加し、より柔軟で効率的なスケジュール調整が求められているのではないでしょうか。
 
詳しくはこちら
 
RECEPTIONISTは、単なる受付業務の効率化だけでなく、
 
・場所に固定された働き方をなくすこと
・「誰かいつどこで会っているか」の情報を活用する環境を生み出すこと
・来客にまつわるコミュニケーションまで効率化すること
 
という新しい働き方ができる環境を提供しています。

さいごに

 
ウイルスとの戦いは先が見えず、完全に終息するまでは時間がかかりそうです。
 
そのなかで、企業が活動を続けていくためには、テレワークなどを実現し、今後変化するであろう働き方に対応できる環境を作っていく必要があります。
 
こうした対応は、自社だけではなく、関係者や取引先への健康・安全にも配慮していることから企業の信頼にもつながっていきます。
 
RECEPTIONISTは、単なる受付効率化ツールではなく、企業に新しい価値を提供できるツールとして貢献できるよう、今後も進化を続けていきます。
 
この状況だからこそ、改めて受付について見直す機会にしていただけたら幸いです。